房产档案管理机构　1954年，石岐市房地产管理所成立后，内设房产档案室，接收有关部门移交的全市私有房产、直管公房、房产登记卡、房产地籍图和分户图等资料。1979年，石岐镇房管所增加房产档案管理，无偿对社会提供查阅利用。1993年开始，房产档案实行分级管理，将房产档案移交各镇（区）房管所管理。1996年10月，成立中山市房地产管理局，内设房产档案室，管理中心城区和火炬开发区的房产档案，以及个别镇（区）的商品房交易档案。1997年1月整理历史房产档案，鉴别、清理、装订成纱纸契、买卖契纸、房产领证审批表等档案；逐步开展数字化管理，利用档案号进行档案目录检索和库房排架管理。

　　土地档案管理机构　1986年前，市征地办公室设在市政府办公室内，其间形成的地籍档案由市政府办公室立卷归档后移交市档案馆。1986年8月，成立市国土局，由局办公室兼管档案；1990年国土局和各镇（区）国土所（办）内设档案室，管理辖区档案。1992—1995年，整理土地档案，归档每年的地籍和建设用地档案，录入计算机管理。1996年12月，成立国土与测绘资料档案馆，隶属市国土局，接收文书、用地、国有土地登记（地籍）等档案。1998年6月起，实施房地产档案查阅利用有偿服务，按调阅档案、出具证明、审核验收、复印等项目收费，方便市民。年均接待档案利用者1.1万多人次，提供利用档案资料3万多卷。同年10月组建国土局城区分局后，集中管理原城区各国土所的地籍档案，同时与市地理信息中心合一运作，开发市国土房管档案信息系统，提供查阅服务。

　　房地产档案综合管理机构　1999年1月，市国土局、房地产管理局合并为中山市国土房管局，两局档案管理部门也合并为中山市国土房管档案馆，隶属市国土房管局。12月，上收各镇（区）国土所保管的房产、地籍档案，统一管理全市房地产产权产籍档案，对外提供信息咨询。2000年4月，国土房管档案馆与地理信息中心分设，同年6月开展房地产档案并案工作，合并同级（同手）房产、地籍、建设用地档案并输入档案管理信息系统，查录上下手房地产档案，使房地产档案在对外提供信息中，可直接从管理信息系统调用档案，出具房地产产权证明。2002年10月，市国土房管档案馆升为正科级单位，隶属市国土资源局（房地产管理局）。

　　档案库房建设　1954—1991年，房产档案室面积120平方米，其中库房100平方米，使用木质档案架，消防隐患很大。1992年，市房地产管理处在民权路48号建成房管大楼，楼内设档案室，置档案密集架约1000米和防火设施，库房面积约150平方米。1997年，市国土局从市政府大院迁至兴中道2号，在七楼设国土与测绘资料档案馆库房，采用档案密集架、二氧化碳自动防火系统、中央空调系统、红外线监测防盗系统及其他各种配套设施，分设地籍档案和测绘资料库房，地籍档案库房建筑面积216平方米，设置密集架28个，排架长度1599.36米；测绘资料档案库房建筑面积120平方米，排架长度1116.72米。1998年，市房地产管理局迁址兴中道2号，在五楼设房产档案室，办公用房495平方米，其中库房面积351平方米，采用300个铁质档案柜保管档案，排架长1500米，设置二氧化碳自动灭火系统、中央空调系统、红外线监测防盗系统及其他配套设施。1999年，成立国土房管档案馆，改造原房产档案库房为密集架档案库房，面积达711平方米，排架长度8136米。2002年7月重建库房，新馆选址在市国土房管局办公大楼地下层原停车库。库房总建筑面积600平方米，分成4个独立库房，密集架总排架长度7490.76米。地基采用新材料进行防潮、防霉等技术，设置二氧化碳自动感应防火系统、独立空气调节系统、抽湿装置。

　　馆藏与利用　市国土房管档案馆以房地产档案为主要馆藏资料，并保存本系统在履行行政职责的活动中形成的文书档案、基建档案、设备档案、测绘档案、矿产资源档案、实物和电子档案等。至2001年，馆藏数量为851679卷，其中房地产档案849578卷，基建档案22卷，设备档案43卷，会计档案293卷、实物和照片档案39件（册）。至2003年，通过房地产并案工作，房地产档案702794宗。基建档案500卷（张），设备档案65卷，会计档案607卷，测绘档案1952卷（张），矿产资源档案188卷，实物和照片档案86件（册）。建国初期，中山私房房产档案在房地产总登记中形成，收藏市辖区内清代至民国时期的私有房产契纸、民产登记、土地所有权状、房地产权证等，馆藏约1万卷。1989年增加全市房产登记领证档案。1993年，因房管大楼库房容量有限，将37542宗镇（区）房产档案移交所属镇（区）房管所保管利用，房产档案室保管城区（原石岐区所辖的莲峰区、烟墩区、岐江区、中区）、东区、西区、郊区、火炬开发区、环城区（南区）的房产档案和部分镇（区）的商品房交易档案。1996年12月，形成大量全市土地规划和开发的用地档案。1998年，撤销城区国土所，所保存的103220卷地籍档案移交到国土与测绘资料档案馆。1999年，统一管理全市房地产档案，各镇（区）的房地产档案入馆，馆藏数量增至70万卷，新收房地产档案平均月入馆量约5000卷，馆藏以每年60000卷的速度增长。2005年，全市归集累计房地产档案850160宗。

　　在房产档案中，较大宗的为历史档案资料。一是民国35年（1946年）由广东省地政局土地测量队测量分队测绘的中山县石岐镇各街道的地形、地籍图，以地号为单位进行测绘，列明地号的门牌、旷、宅状况、地块尺寸、形状，共4个段86张及总图1张。二是1955年登记、测量、核对、审查石岐市私有房地产档案录卡和总登记申请书，详细记载私产房屋的坐落、四至、土地面积、建筑基地面积、房地产情况（建筑种类、层数、成色、建筑时期、使用性质、管业情况、建筑物叠合物面积）、产权人情况、所有权来源等，兼记附带事项（如是否交出旧契纸、是否发证、一主多业房改情况说明等）、产权人印鉴、其他备注、收件说明和审查审批意见等，共37本，8451张卡片。三是1955年测量登记的石岐市私有房产的地籍分户房屋（土地）平面手绘图，以房屋的门牌号码和一户房屋（产权）为一个编号记录房地产坐落、四周长度、四至位置及分类说明房屋的结构和层数，每户分户图的图纸与当时发出的房地产证的图纸相对应，共39册约8000张图。

　　建馆后，开展档案编研，开发档案信息资源，编写5.5万字市国土资源局卷宗指南、组织沿革、大事记、文件汇编、专题材料汇编、基础数字汇编等6种档案参考资料。